Se stai valutando di acquistare o prendere a noleggio una stampante multifunzione per il tuo ufficio, rifletti e fai il punto della situazione in base alle reali esigenze.
Per fare la scelta giusta è infatti molto importante che tu abbia le idee chiare sull’utilizzo che ne farai.
Probabilmente dovrai considerare che la stampante multifunzione verrà utilizzata da più persone, che potranno avere esigenze diverse.
I multifunzione professionali per l’ufficio svolgono diverse funzioni (stampa, copia, scansione, fax, archiviazione documentale) dunque ti sarà sufficiente una sola macchina, che ti permetterà di risparmiare sia sulle spese di gestione e manutenzione che sui costi energetici.
Inoltre ti consentirà di velocizzare l’operatività di diverse attività dandoti la possibilità di lavorare in completa sicurezza sulla protezione dei dati secondo la normativa GDPR, attraverso tutti i dispositivi fissi e mobili presenti in ufficio.
Dovrai analizzare le effettive esigenze del tuo staff e quali funzioni sono indispensabili per velocizzare e migliorare la produttività del tuo ufficio.
Per aiutarti, di seguito ti elenco una serie di caratteristiche , da fissare, che dovrà avere il tuo multifunzione per stabilire le reali esigenze dell’azienda.
- Stampa/copia A4 in bianco e nero
- Stampa/copia A4 a colori
- Stampa/copia dal formato A6 al formato SR-A3
- Stampa banner (dimensioni personalizzabili fino a 1200×297 mm)
- Stampa/copia in fronte/retro
- Scansione
- Scansione via email
- Scansione veloce fronte/retro
- Scansione in formato PDF/A
- Stampa da dispositivi mobili
- Stampa opuscoli e libretti
- Stampa grafica di alta qualità
- Fax (anche via email)
- Navigazione Web e stampe da Cloud
- Autenticazione utenti
- Archiviazione Documentale
E’ importante anche stabilire che tipo di documenti dovranno essere stampati.
Questo è un parametro fondamentale per capire su quale multifunzione orientarti. Se devi stampare, copiare e scansionare solo documenti ad uso interno, potresti accontentarti di una stampante multifunzione in bianco e nero, senza porre particolare attenzione alla qualità e definizione della stampa (o copia).
Viceversa, se stampi presentazioni, brochure, volantini o in generale documenti destinati ai clienti, la qualità di stampa diventa un parametro molto importante, poiché il materiale che darai in mano al tuo potenziale cliente diventerà un vero e proprio biglietto da visita della tua professionalità ed affidabilità.
Inoltre, bisogna accertarsi se:
- stampi/copi per lo più tanti file composti da poche pagine
- stampi/copi per lo più pochi file composti da molte pagine
- stampi/copi su carta speciale e/o spessorata? Se sì, qual è lo spessore massimo che hai bisogno di poter gestire?
- Quante stampe/copie fai in un mese o ancor meglio, in un anno?
Il modo migliore per quantificare con precisione quest’ultimo dato è semplicemente quello di contare quante risme di carta vengono acquistate in un anno e/o mensilmente.
Seguendo questa check-list, ti sarà più facile individuare le caratteristiche tecniche realmente importanti per le specifiche esigenze di stampa del tuo ufficio. Non dimenticare però che, soprattutto nel caso tu scelga il noleggio, è necessario affidarsi ad un fornitore che ti sappia garantire rapidità e professionalità anche e soprattutto in fase di assistenza tecnica.
A questo proposito, la prossima domanda che ti dovrai porre è certamente questa:
Meglio noleggiare o acquistare le stampanti multifunzione per l’ufficio?
Lo scopriremo insieme nel prossimo articolo.
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